E-postalarla baş etmenizi sağlayacak 7 yol

Günümüzde e-posta kullanımının hayatımızın bir parçası olmasıyla,  birçok şahıs kendisine nazaran e-posta alışkanlıkları belirlemiştir.  Peki ya sizin her gün elinize ulaşan onlarca e-posta ile baş etmenizi elde eden alışkanlıklarınız ne?  İşte e-postalarınızla ilgili fena alışkanlıklarınızı yenmenizi sağlayacak 7 yol.

Derhal cevaplayın. Yanıtını bilmiyorsanız bile.

Elinize ulaşan e-postaları mümkün olduğunca acele cevaplayın. Bu sebeple cevaplamadığınız sürece birikecek ve içinden çıkılmaz bir hal alacaktır. Yanıtını bilmediğiniz e-postaları bile cevaplamanız sizin ilerleyen süreçlerde rahat etmenizi elde edecektir.  Yanıtını bilmiyorsanız bile en azından kendinize süre kazandıracak cümleler kullanarak cevaplayabilirsiniz. “Bir iki gün içinde bildireceğim” şeklinde.

Gerektiğinde mevzu kısmını değiştirin.

E-postaile konuşmalar uzadıkça mevzuyu idrak etmek ve toparlamak daha da zorlaşabilir. Bu yüzden, eğer yirmi mailden fazlası oluştuysa mevzu kısmını değiştirerek güncelleyebilirsiniz. Böylece hatırlamalar daha kolay olacaktır.

İlk cümleden fazlasını okuyun

Sual içerikli e-postalarda çoğu zaman ilk cümleyi okuyup ona yanıt vermek daha rahat bir işlem şeklinde gelir. Bu sebeple her sual için ilgili kişiyle irtibata geçmek uğraştırıcı olabilir.  Fakat bunun hiçbir mazereti olmamalı. Fazladan birkaç saniyenizi ayırıp açık bir halde e-postayı cevaplamanız daha iyi olacaktır.

Toplantı yapmak gerekebilir

Kimi zaman e-postalar birçok mühim mevzu ihtiva eder ve bu tarz şeyleri cevaplayıp karşı tarafla mevzuyu tartışmak meşakkatli olabilir. Bunun yerine fazla içerikli e-postalar gerçek hayata döküp ufak bir toplantı yapmak daha iyi olacaktır. Hem bu sayede e-postalarda konuştuğunuz kişiyle karşı karşıya tanışma fırsatı bulabilirsiniz.

Bcc’de bulunduğunuz e-postaları cevaplamayın

Ara sıra data sahibi olmanız için Bcc’ye  ilave edildikten sonra e-postalar size de iletilebilir. Fakat ihmal etmeyin ki Bcc’de yer aldığınızı bir tek e-postayı gönderen şahıs bilecektir. Bu gizlilikle e-postayı cevaplamamanız süre açısından sizin için rahatlatıcı olacaktır.

Bir tek lüzumlu kişileri ilave edin

E-posta bir yazışma aracıdır ve oldukca fazla şahıs eklediğiniz takdirde e-postanın kişiler tarafınca cevaplanmasıyla ortam oyun odası havasına bürünecektir. Karmaşa oluşacaktır.  Büyük bir gruba e-posta göndermeniz gerekiyorsa, kişileri Bcc’ye eklemeniz daha sıhhatli olacaktır. Herkesi içeren bir konuşma olmayacak fakat ihtiyaç duyulan hepimiz detayları öğrenmiş olacaktır.

Döngüyü kapatın

İş hayatında en büyük hastalık spamlar ya da e-postalar değildir. En hoşlanılmayan durum e-postaların cevaplanmamasıdır. E-postalar cevaplanmadığı takdirde kimi zaman onlarca defa tekrarlanarak gönderilir yanıt istenilen sorular. Bunlara yanıt vermemek yerine “ anladım”, “ üstünde çalışıyorum” şeklinde cümlelerle yanıt verirseniz e-postalar döngüsünü kolaylıkla kapatabilirsiniz. Böylece insanların aklında oluşan “Spama mı düştü acaba?” ya da “Niçin yanıt vermiyor ?” şeklinde soruların oluşmasını engellemiş olmuş olursunuz.

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir