Milyardar CEO e-posta yönetimi sırlarını paylaştı

Her gün bitmek bilmeyen emaillerden siz de sıkılıyorsunuz değil mi? Adeta sonsuz bir fırtınaya yakalanmış şeklinde bitmek bilmiyor. Her gün dünya genelinde gönderilen 296 milyar e-postadan payımıza düşenleri alıyoruz. Averaj bir ofis çalışanı günde 121 mail alıyormuş. İnanabiliyor musunuz?

Okunmayı bekleyen email sayısının “sıfır” olduğu bir dünya hayal ediyorum fakat pek mümkün değil şeklinde.

Peki bu durum sona erecek mi? Muhtemelen hayır!

O süre isyan etmekten ziyade bir çözüm üretmek gerekiyor.

Zappos.com’un CEO’su Tony Hsieh, Yesterbox isminde olan bir teknik yardımıyla emaillerini oldukca iyi yönetebiliyor ve ne mutlu ki bu yöntemi bizimle de paylaşmış. Bu sayede en azından daha verimli bir yöntemle emaillerinizi halledebilirsiniz.

Zamanlama

Zappos CEO’su Tony Hsieh, takviminde yapmış olduğu bir değişiklikle bir oldukca kişinin aksine bir yöntem uyguluyor. Her gün bundan önceki günden kalan mailleri öncelikle görecek şekilde mail kutusunu ayarlıyor ve sadece o günün mailleri biterse yeni güne geçiyor. Böylece bir günü tamamen temizlemenin haklı gururunu yaşıyor. Bir süre bu şekilde gidince aslına bakarsan artık eskiden kalma mail diye bir şey olmuyor ve düzene oturmuş oluyorsunuz. Bunun için kendinizi zorlayın ve minimum 1 hafta ısrarla deneyin.

Anında sevinç!

Bir oldukca kişinin aklına gelen sual “peki ya acil durumlar ne olacak?” olmalı. Evet, size de anlık yanıt beklenen mailler gelecektir fakat yanıt vermeyin. İlk ilkin kendinize “48 saat bekleyebilir mi bu yanıt” diye problem ve bir çok süre yanıt evet çıkacağı için cevap vermeden rutininizi devam ettirin. Ihmal etmeyin, hakikaten acil bir şey olursa size ulaşabilecekleri oldukca fazla yöntem var.

Ihmal etmeyin, sınırlar patronu belirler. Eğer yarın cevap verilebiliyorsa yarının iş listesine girmeli bu kadar net. Kendinizi ve çevrenizdekileri zamanınızın ne kadar kıymetli olduğuna ikna edin.

Kendinizi ödüllendirin! 

Bundan önceki günün maillerini hallederken yeni gelen maillere bakmamak hakikaten oldukca zor. Bu yüzden bir ödül sistemi koyun ve dünden minimum 10 email hallettikten sonrasında yeni gelen maillere bir göz gezdirin. Ihmal etmeyin, yanıt vermek yok.

Zor mailler

Her ne kadar emaillere yanıt yazmak averaj 10 dakika şeklinde bir süre alsa da bazı emailler oldukca daha çok araştırma ve düşünme gerektirebilir. Bu tür mailleri ayrı bir klasöre taşıyın ve takviminizden ona bir saat ayırın. Hususi bir toplantı şeklinde kıymet verin ve ayırdığınız vakitte lüzumlu emek harcamayı yapmış olup yanıtlayın.

Bahane üretmeyin 

Emailleri sabah ilk olarak çözmek en doğrusu fakat bir toplantıya katılmanız gerekiyorsa bunu bir bahane şeklinde düşünmeyin. Günün başka bir saatine ne olursa olsun bu işi ilave edin ve dikkatsizlik etmeden tamamlayın. Tatile gittiğiniz süre doğal olarak ki emailleri denetlemek mantıklı değil, bu sizin ödülünüz fakat döndüğünüz süre biriken mailler için kafi zaman ayırmayı dikkatsizlik etmeyin. Bu düzeni kurduğunuz süre her şey oldukca daha değişik olacak, güvenilir olabilirsiniz.

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir