Toplantılarda telefon kullananları engellemenin 8 akıllı yolu

Patronların yüzde 94’ü toplantı esnasında akıllı telefon kullanmanın yanlış bulunduğunu söylüyor. Sadece hala hepimiz kullanıyor.

Hepimiz, başkalarının akıllı telefonlarını yada öteki mobil cihazlarını toplantı esnasında kullanmasından nefret ediyor. Fakat hepimiz bunu halletmeye devam ediyor.

Robert Half Management Resources’ın düzenlemiş olduğu güncel bir ankete gore, yöneticilerin yüzde 6’sı toplantı esnasında mobil cihazların çıkarılıp bildiri ya da e-posta okunmasında bir mesele olmadığını düşünüyor. Kalan yüzde 94 ise insanların akıllı telefonlarına asla bakmaması icap ettiğini, ya da fazlaca acilse bunu yapabileceklerini, ve illa yapmaları gerekiyorsa müsaade isteyip toplantıdan ayrılmaları icap ettiğini düşünüyor.

100 yada daha azca çalışana haiz bu firmalardan ankete katılanların yüzde 40’ı toplantı esnasında akıllı telefon kullanımının hiçbir şekilde uygun olmadığını düşünüyor. Tamamen karşı olan patronlarla meydana getirilen toplantılarda akıllı telefon kullanmanın fazlaca ender bir vaka bulunduğunu düşünüyorsunuz, değil mi?

Sadece elbet öyleki değil. Yöneticilerin 3’te 2’si toplantılarda akıllı telefon kullanımının ya fazlaca yaygın bulunduğunu ya da sıkça görmüş olduğu birşey bulunduğunu söylüyor. Bir ihtimal dinlence fotoğraflarıyla gösteriş yapmak gibidir; başkası yaptığında bundan nefret ederiz, sadece kendimiz yapacaksak o kadar da mesele yoktur.

Ne yapılmalı? Yüzde 94 çoğunluğun bir parçası olduğunuzu varsayarak, bir sonraki toplantınızda akıllı telefon kullanımını iyi mi düşürebilirsiniz? -hatta bir ihtimal tamamen durdurabilirsiniz- İşte size denemeniz için birkaç tavsiye:

  1. Kati kurallar belirleyin.

Beyazperde salonlarında oturan seyirciler film süresince mesajlaşmanın kabul edilemeyeceğini uzun uzadıya anlatıyorlar, sadece hala bunda bir mesele görmeyenler var. Aynısı konuşma odanız de ilgilendiriyor. Patron sizsiniz, kurallar ne olursa olsun, onları belirlemek sizin işiniz: “Eğer telefon kullanmanız gerekiyorsa, müsaade isteyin ve ayrılın,” yada “Bir tek acil durumlarda telefonlarınızı kullanın,” ya da “Telefonlarınızı masanızın üstünde tutmanızı isterim.”  benzer biçimde.

  1. Onlara siz de uyun.

“Söylediğimi yapın, yaptığımı yapmayın” ebeveynlikte pek de işe yaramıyor, doğal yönetimde de öyleki. Kısaca toplanntınız için bir akıllı telefon yasağı koymayı düşünüyorsanız, siz de aynı şekilde telefonunuzdan vazgeçmelisiniz. Yoksa bir tek çalışanlarınızın saygısını yitirmiş ve sizin bakmadığınızı düşündükleri zamanlarda gizlice telefonlarını denetim etmelerini elde etmiş olmuş olursunuz.

  1. İnsanların vaktini boşa harcamayın.

Çalışanlar hali hazırda bildikleri bir mevzu anlatılıyorken e-postalarını denetim etmeye daha eğilimli olurlar, ya da dahil olmadıkları bir tartışmayı o kadar da dinlemiyorlarken. İnsanlar devamlı birşeyler karalamak isteyebilir, telefonlarını denetim etmeyi iki kat daha çok isterler, bu sebeple birşeyler karalamaktan hem daha acildir hem de potansiyel olarak daha üretici bir şeyler yapma imkanları vardır.

Kısacası, insanların vaktini boşa harcamayın. Eğer toplantının ilk 15 dakikasında katılanların yarısının ilgisini çekmeyi başramadıysanız, onlara ayrılıp yeniden gelme ya da koridorda (yada nereye rahat koltuklar yerleştirdiyseniz) hava alma imkanı verin, fazlaca gereksinim duymuyor bile olsalar. Toplantıya hepimiz toplantı konusunu bilmeden ilkin başlamayın. Ve ilk olarak sizin gereksinim duyduğunuzdan daha çok toplantı gerçekleştirmeyin.

  1. Bunaltan olmayın.

Bir toplantıyı yönetmek aslına bakarsan yeterince zorken, bir de bunu yaparken eğlendirmek… Fakat eğer imkanınız var ise yapın, mevzunun üstünden gerektiği şekilde geçerken iyi mi en keyifli, en beklenmedik şekilde anlatmanın yolarını düşünün. Başkalarının da bunaltıcı olmasına izin vermeyin. İnsanlara kendi bakış açılarını anlatma imkanı vermelisiniz, sadece eğer biri düzensiz, eleştirici, ufak ayrıntılara takılan bir konuşm yapıyorsa herkesi kaybetmeden ilkin kibarca sözünü kati.

  1. Ayağa kalkın.

Bazı firmalar toplantılarını ayakta gerçekleştirir. Bu elbet devamlı işe yaramıyor, sadece bu günlük ya da haftalık kontroller için iyi bir yöntem. Bu mevzuyu kısa ve doğru noktada tutmak için sizi ve diğerlerini yüreklendirecektir. Ek olarak telefon denetlemek fazlaca daha zorlaşacaktır, bilhassa de görünmeden.

  1. Akıllı saatler için plan yapın.

Geçtiğimiz yıla akıllı saatler hakim oldu ve Apple’ın Mart ayında piyasaya girişiyle, yakında akıllı saatler her yerde karşımıza çıkacak. Akıllı saatler ile, insanoğlu yazılarını, e-postalarını ve toplumsal medya gönderilerini telefonlarına dokunmadan denetim edebiliyorlar. Siz de akla uygun olarak insanlardan toplantı girişinde saatlerini çıkarmalarını isteyebilirsiniz. Akıllı saatler işyerleri için hemen hemen yeni, ve bir çok firmanın bu mevzuda bir politikası yok. İşleri zorlaştırmak istercesine, bir çok fitness takip cihazları da e-posta ve mesajlaşmayı destekliyor. Akıllı telefonlar için koyduğunuz kurallar ne ise aynılarını akıllı saatler ve fitness takip cihazları için de koymanız mümkün.

  1. Y kuşağını dikkatlice yönetim edin.

Y kuşağı insanları, öteki yaş gruplarına gore akıllı telefonları kullanmaya daha yatkınlar ve ek olarak tüm programlarını düzenleme işleri için mobil cihazlara daha fazlaca bağımlılar. Akıllı telefon kullanımı, elbet, şirketinize başvuran ya da başvurmayan Y kuşağı kişilerinin bir adeti. Sadece bir çok Y kuşağı insanı büyüklerinin aksine etraflarında bulunan akıllı telefonlarla büyüdü ve bu onların akıllı telefon kullanımında neyin düzgüsel ve ince bir davranış olduğuna dair bakış açılarını değiştirmiş olabilir.

  1. Akıllı telefonların toplantılarda avantajlı olabilecek kullanımlarını düşünün.

Eğer akıllı telefonların toplantılarda iyi hiçbir işe yaramadığını düşünüyorsanız, ufak bir soruya ne kadar süratli yanıt bulabildiğinizi, bir istatistik veriye ulaşabildiğinizi, ya da bir projenin durumunu öğrenebildiğinizi düşünün. Bazı toplumsal gruplar içinde akıllı telefonların sesli kumanda hususi durumunu kullanmak fazlaca daha kibar kabul ediliyor bu sebeple bu konuşmaya katılmış başka biri -ihtiyaç anında yararlı data edinebilen biri-gibi algılanıyor. Açıklamanız her ne olursa olsun, akıllı telefonları bir vasıta olarak kullanmak tamamen yasaklamaktan daha iyi olabilir.

Her şekilde, toplantılarda akıllı telefon kullanımı için sınırlar belirlemeniz zekice olur. Şirket kültürünüzü, toplantı katılımcılarını, toplantı amacını ve meydana getirmeye çalıştığınız havayı hesaba katın. Ve o noktaya ulaşmanızı sağlayacak bir siyaset belirleyin.

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir