Verimli çalışan kişilerin 5 e-posta alışkanlığı

Eğer siz de masa başı çalışıyorsanız, gününüzün mühim bir kısmını e-posta okuyarak ya da onlara yanıt vererek geçiriyor olabilirsiniz. E-posta yoğunluğu işinizin gerekliliklerinden biri olsa da bir çok şahıs için verimli emek vermeyi engellemiş olan bir durum.

Bu yüzden verimli çalışmaya odaklanan kişiler e-posta yoğunluğunu denetim edebilmek için bazı stratejiler geliştiriyor. Böylece hem kesinlikle yanıt verilmesi ihtiyaç duyulan e-postalara ihtiyaç duyulan ilgiyi gösterebiliyor hem de odaklanmaları ihtiyaç duyulan değişik mevzulara süre ayırabiliyorlar.

İşte verimli çalışmak isteyen kişilerin haiz olduğu 5 e-posta alışkanlığı…

Yanıt verme zamanlarını belirleme

Acil cevaplanması ihtiyaç duyulan e-postaları yanıtlamak haricinde, birçok yönetici e-postalarını günde 2-3 kez denetim ediyor. Böylece devamlı e-postalara yanıt vermesi icap ettiğini düşünerek kendini meşgul etmiyor. Bilhassa yaratıcılık ve odaklanma isteyen işlerle meşgul olan kişiler, gereksiz ya da acil olmayan e-postalarla zaman yitirmek istemiyor. Bu yüzden bilhassa her saniye bilgilendirme e-postası alan yöneticiler e-postalarını denetlemek ve onları yanıtlamak için kendilerine belirli bir süre ayırıyor.

Öncelikleri tespit etme

Gün süresince CC’de olduğunuz şu demek oluyor ki bilgilendirme amacıyla size gönderilmiş olan e-postaları düşünürseniz, verimlilik adına e-posta okuma ve yanıtlama mevzusunda kesinlikle kendi önceliklerinizi belirlemeniz gerektiği bir kez daha ortaya çıkıyor.

Bu anlamda e-postayı gönderen kişileri ve mevzu başlığını dikkate alarak e-postalarınızı sınıflandırabilir, öncelikli olduğu düşündüğünüz e-postaları yanıtlayarak diğerlerini boş bir vaktinizde okumak ve cevaplamak suretiyle erteleyebilirsiniz.

Telefonu tercih etme

Birçok şahıs e-posta yazmak yerine telefonla konuşmayı tercih ediyor. Bu durum hem yazılı olarak yanlış anlaşılabilecek durumların önüne geçiyor, hem de mevzuyu kısa sürede sonuçlandırmak adına her iki tarafa da süre kazandırıyor.

Telefonla iletişimin bir öteki pozitif yanları da kişiler içinde daha direkt ve sıcak bir ilişki kurulmasını sağlamak. Tüm bu nedenlerden dolayı, iş programı yoğun olan kişiler başta olmak suretiyle üst düzey yöneticiler ve CEO’lar e-posta yazmak yerine telefonla yazışma oluşturmayı tercih edebiliyor.

E-postaları detaylı şekilde dosyalama

E-posta yoğunluğu mevzusunda en oldukça mesele yaratan durumlardan biri de aranan e-postanın bulunamaması. Bu durum çoğu zaman tek bir inbox (gelen kutusu) dosyası kullanılarak e-postaların hepsinin bir arada yer almasından kaynaklanıyor.

Sadece mevzulara ve kişilere bakılırsa dosyalamalar yapmak ve bu kişilerden gelen e-postaların direkt o dosyalara gitmesini sağlamak e-postaları yönetme mevzusunda son aşama yararlı bir yöntem.

Anında yanıt verme

Bilhassa masa başı çalışanların e-posta yoğunluğunu denetlemek için tercih ettikleri bir öteki yöntem de cevaplanması ihtiyaç duyulan her e-postaya süre geçirmeden derhal cevap vermek. Bu kişiler bu yöntemi uygulayarak, gelen kutusunda onlarca okunmamış e-postaya uzun süre ayırmak yerine hepsine anında yanıt verdiklerini, böylece erteleme sebebiyle yaşanmış olan unutma ve gözden kaçırma şeklinde durumların önüne geçtiklerini belirtiyor.

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir